「要求仕様書」の書き方や例文・サンプルを紹介｜要件定義書との違い

システムなど新商品を開発する場合、設計者が要求仕様書を作成し、それを元に開発担当者が作業を行います。では、要求仕様書を作成する際には、何に気をつければいいのでしょうか。要求仕様書のテンプレートやサンプル、要件定義書との違いを確認していきましょう。

「要求仕様書」とは何か？

要求仕様書とは、ビジネスにおいて、何かを依頼するときに使うもので、依頼の内容をまとめた仕様書のことです。メーカーからデザイン会社にデザインを発注するときなどにも使いますが、一般的には工学分野の現場で使います。

例えば、ある新商品のパッケージをリニューアルすることになったとします。その際デザイン会社には、イメージ・デザインの全体的な印象・納期・予算など様々なことを伝える必要がありますが、その内容をまとめたものが要求仕様書です。

工学分野（多くの場合システム開発のことを指します）における要求仕様書は、「機能を修正したい」「新しく機能を追加したい」などの要望に沿って、対応の仕方、費用、開発期間、その他注意点などを記載する書面のことです。

システム開発分野における要求仕様書

要求仕様書の原点はユーザーの声です。エンドユーザーがより使いやすいもの、よりメリットのあるものを使いたい、という要望が上がることで、そのビジネスを行っている企業や団体がシステム開発を行うことを決めます。つまりその企業や団体はシステム開発における発注者ということになります。

発注者は開発者（すなわちシステム開発を手掛ける会社など）にユーザーの要望や費用、納期などを書面で提示します。

これが要求仕様書の第一段階です。開発者側はその要求仕様書に沿って、システムの中身、費用、開発期間、その他注意点などを書面にまとめ、要求仕様書を完成させます。これを要件定義書ということもあります。

要求仕様書と要件定義書の違いは下でまとめていますので、ご参考ください。要求仕様書は、開発者側の設計やプログラミングなどのための指示書を作るもととして活用することにもなります。
 

ユーザー	→	発注者	→ ←	開発者	→ ←	SE プログラマー
	要望		要求仕様書		要求仕様書を 元にした指示書

「要求仕様書」の書き方

要求仕様書は具体的にどう作るべきなのでしょうか。伝達による間違いが多いと言われているシステム業界ですが、ミスの起こりにくい要求仕様書の書き方を確認していきましょう。

【大前提】わかっているだろうと過信しない

要求仕様書作成で一番起こりやすいミスが、「相手がわかっているだろうと思った」「当たり前のことだから書かなかった」など、わかっているだろうという過信からくる情報の過不足です。

要求仕様書には具体的な詳細までを記すようにしましょう。当たり前のことですが、例えば、以下の書き方には気を付けるべきことです。

【要求仕様書の書き方1】わかりやすい言葉で書く

要求仕様書の書き方で気を付けるべきことは、テーマに沿った内容を相手にわかりやすく説明するということです。詳細までを書くとどうしても専門用語が多用される上に、細かな規則や使用方法など情報が多岐にわたり、結果理解しにくくなってしまうことがあります。

専門用語を使ったり、多くの情報を盛り込んだりすることで、間違いのない完璧な要求仕様書を作ることは大事ではありますが、その一方、相手に伝えるということを重視した書き方を意識し、わかりやすい日本語で必要な情報だけを入れることで、伝わりやすい要求仕様書ができるということも念頭に置いておきましょう。

【要求仕様書の書き方2】5W1Hを盛り込む

要求仕様書を書く上ではっきりと明確にしておくべき事柄が5W1Hです。5W1Hというのは、Who（だれが）When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉です。要求仕様書には次のようなことをいれます。

• システム開発の目的（Why）→何のためにするのか
• システム開発の運用（Ｗhere、Ｗhat、Ｗho）→誰がどこでどんな風に使うのか
• システムの納期（When）→いつまでに作るのか
• 予算（How）→いくらで作るのか

このように、だれが、何のために、何を、どこで、いつまでに、いくらで作るのか、を明確にした書き方を徹底しましょう。

「要求仕様書」の例文やサンプル

要求仕様書は目的に応じて内容は違います。しかし基本的な構成はどの要求仕様書も同じで、表紙ページに続き、目次、本文となります。ここでは、要求仕様書の基本となるテンプレート・フォーマットを紹介します。

要求仕様書はさまざまな場面で作られるので、ここに挙げたテンプレートがあらゆる要求仕様書に当てはまるわけではありません。しかし、どんな項目が必要なのか、どのような流れなのか、どんな書き方なのかを確認するには有効なサンプルです。

多種多様な要求仕様書がある中でのいちサンプルとして、参考にしてみてください。

要求仕様書の構成と目次サンプル

要求仕様書は、まず最初に表紙があります。何についての要求仕様書であるのかという内容と、誰が作成したのかという企業名や担当者名を記します。表紙をめくって1ページ目には目次を入れます。項目名とそれに対応するページを確認できるようにします。細かく項目を区切っている場合などは、目次だけで数ページに及ぶこともあります。その次に本文に入っていきます。

最初に目次サンプルを見ていきましょう。以下は目次を大まかに示した一例です。

目次サンプルについて

上で示した目次サンプルは、とてもシンプルに表したサンプルです。実際の要求仕様書の目次はもっと細かく分類されており、例えば、1-1-1などと、中見出し、小見出しまで項目を分けた書き方をすることもあります。また、要求仕様書よって目次の項目の有無は違います。

「目次サンプル1.概要」について

各項目を少し説明します。まず、概要はこの要求仕様書は何に対する仕様書であるのかを記載する項目です。

例えばシステム開発における目的や基本理念、契約期間等、提案に関する留意事項を記します。現行の問題点およびシステム導入による解決予測などが盛り込まれた書き方をすることもあります。

では、概要に含まれる項目内容のテンプレートを確認していきましょう。

【要求仕様書のテンプレート】目的

目的の部分のテンプレートを紹介しましょう。目的はシステム開発の指針となるものです。例えばスケジュールで迷ったり、トラブルが起こった時、目的を再確認することでどういった対処をすべきなのかが見えてくることがあります。目的ははっきり明確に具体的な書き方をしましょう。

＜目的のテンプレート＞
〇〇システムは、△△を実現するためのネットワークシステムを実現することを目的としている。

目的の数が多く、見やすさを優先させる場合には箇条書きで書くことも有効です。

＜目的のテンプレート(箇条書き)＞
〇〇情報システムを導入する目的は、〇〇の質を向上させることにある。具体的な目標事項を以下に列挙する。
1.～
2.～
3.～

【要求仕様書のテンプレート】契約期間

契約期間の明記についてのテンプレートを紹介します。例えば「完成から2年間」などとあいまいな表現の書き方はせず、はっきりといつからいつなのかがわかるように明記しましょう。

「目次サンプル2.基本要求事項」について

基本要求事項の項目には、システム開発のプロジェクト体制やスケジュール、テスト方法、納期、予算などが示されます。細かな取り決め等をここで共有することになりますので、発注者側も開発者側も間違いがないか気を付けて確認するようにしましょう。

要求仕様書の基本要求事項の中の代表的な部分のテンプレートを以下に紹介します。

【要求仕様書のテンプレート】プロジェクト体制

どのようなメンバーが開発に携わっていくのかを明記します。これにより、責任の所在や担当者がはっきりします。

上記のテンプレートに担当者名として名前をはっきりと入れる書き方をすると、より責任の所在がはっきりします。

【要求仕様書のテンプレート】スケジュール

スケジュールは設計やプログラミング、テストなど細かくなってしまうものなので、文章内でしめすよりも、計画書として別紙に一覧表を作った方が確認しやすくなります。

＜スケジュールのテンプレート＞
現実的に実施可能な「〇〇計画書」を作成する。「〇〇計画書」は以下の内容を含むこと。

1.契約締結後から検収・本運用までの各工程における週単位の計画
2.ハードウェア及びソフトウェアの導入時期、動作検証、検収、ユーザー教育

計画書には、例えばシステムの基本設計、詳細設計、動作検証の計画・実施、導入教育などを具体的にいつする予定なのかを盛り込みます。

【要求仕様書のテンプレート】テスト方法

システム開発にはテスト実施が不可欠です。システム利用開始までに行うテストの方法を記載する項目です。

【要求仕様書のテンプレート】納期

納期のテンプレートを紹介します。契約期間と同様、いつからいつまでなのかはっきりと明記しましょう。

＜納期のテンプレート＞
1.平成〇年〇月〇日迄に納品物の納入は完了すること。 納品物とは、システム構成上必要となるソフトウェア、ハードウェア、ライセンス等となる。

2.平成〇年〇月〇日迄に主要な動作検証作業を完了すること。

3.平成〇年〇月〇日からテスト運用ができること。

4.平成〇年〇月〇日からシステムの本運用ができること。

「目次サンプル3.システムに関する要求事項」について

システムに関する要求事項の項目では、システムの中身が詳細に示されます。この項目については、システムの専門性が問われる部分なので、発注者の要望に即して、システム開発側が提案、すり合わせを行い、まとめていく必要があります。

専門用語やシステムに普段携わっていない人が理解するには難しい部分もあるので、例えば、図や表を活用するなど、わかりやすい書き方が求められます。

「要求仕様書」と「要件定義書」の違いや使い分け

「要求仕様書」と「要件定義書」はよく似た言葉ですが、違いは何でしょうか。まずそれぞれの定義から確認していきましょう。

「要求仕様書」と「要件定義書」の定義

「要求仕様書」は、ユーザーの要望に沿って、対応の仕方、費用、開発期間、その他注意点などを記載する書面のことでした。一方「要件定義書」は、ユーザーの要望に沿って、システムを理解しているＳＥがシステム的に要件をまとめた書面のことです。

つまり、要求仕様書とは、やりたいことは明確になっているが、具体的な実現手段までは分かっていないユーザーの要望書であることに対し、要件定義書とはユーザーの要求を実現する具体的な解決策（手段や方法）を示したシステムの仕様書なのです。
 

要求仕様書	ユーザーの要望書　ユーザー「これがしたい！」
要件定義書	システムの仕様書　SE「そのためにはこうすることが必要だ！」

「要求仕様書」と「要件定義書」の使い分け

上の定義でも書きましたが、「要求仕様書」と「要件定義書」は違います。要求仕様書とは、やりたいことは明確になっているものの、具体的な実現手段までは分かっていないユーザーの要望書であることに対し、要件定義書とはユーザーの要求を実現する具体的な解決策（手段や方法）を示したシステムの仕様書です。

よって、まずは要求仕様書が発注者から提示され、その後話がまとまっていくにつれて、受注側である開発者やプログラマーなども加わって要件定義書が作られていくことになります。

ただし、要求仕様書についても完全に発注者だけで作るものではなく、システム開発側も加わって作ることが多いので、要求仕様書と要件定義書の線引きがあいまいな場合もあります。

「要求仕様書」に書く項目は？

要求仕様書には必ず盛り込むべき項目があります。上でテンプレートやサンプルとして紹介していましたが、改めて一つずつ確認していきましょう。

【要求仕様書の項目1】目的・狙い

システムを開発する目的を記載します。これから進むべき方向を共有することで、システム化にかかわる当事者全員の力を集約し、より良いものを作り上げるためです。例えば、「業務プロセスを効率化することで2パーセントのコストダウンを図る」など数値化目標を入れることで具体的になります。

【要求仕様書の項目2】契約期間

そのシステムの契約期間を記載します。例えば、システム開発したものをいつからいつまで使っていいのかということや、いつまで保守に含まれるのかということも含めて記載します。

【要求仕様書の項目3】システム機能

要求仕様書にはシステムの中身を大まかに記載します。詳細については要件定義書や設計仕様書などで記載されるので、要求仕様書内では大枠を説明するようにします。

この項目は特に発注者側にわかりやすい表現で書くことが求められます。専門用語を多用するなど発注者側がわかりにくい表現であればあるほど、のちのち、そんなもの作ってもらうつもりはなかった、などトラブルにつながりかねません。

【要求仕様書の項目4】予算・費用対効果

要求仕様書には開発にかかわる予算とその裏付けを記載します。また、開発によってどれくらいの効果が生まれるのか、できる限り計算して信憑際のある数値で記載します。

【要求仕様書の項目5】開発スケジュールと工数

要求仕様書には着手時期、開発期間、テスト期間、リリース時期、運用開始時期について細かく記載します。開発スケジュールは余裕をもって組むべきです。トラブルや修正が入った場合はスケジュールが大きくずれてしまうこともありますが、余裕をもったスケジュールを組むことで納期が大幅に遅れることは回避できます。

また、スケジュールを組む際には工数も盛り込みましょう。どれくらいの量のどのような工程をどの時期にすべきなのかを盛り込むことでイメージがつかみやすくなります。

【要求仕様書の項目】そのほか

上記以外にも例えば、情報要件、システム構成、安全性、信頼性、性能要件、システム移行、運用、保守要件、外部設計指標などを盛り込むこともあります。

「要求仕様書」を書く理由とは

要求仕様書はなんのためにつくるのでしょうか。要求仕様書は作る労力、時間ともに大きなものになります。関係者間で情報共有だけしておけばわざわざ書面におこさなくてもいいのではと考える人もいるかもしれませんが、以下の理由から要求仕様書は作るべきものであることがわかっていただけるでしょう。

【要求仕様書をつくるわけ1】情報の整理ができる

一つの開発の中には、たくさんの情報が取り扱われます。たくさんの情報は分類して整理しないと頭の中だけでは処理し切れません。要求仕様書として情報を書面上に整理しているうちに頭の中も整理することができ、情報の過不足、矛盾等の発見をすることができます。

【要求仕様書をつくるわけ2】スムーズに作業ができる

要求仕様書を作り情報が整理されることにより、その後の作業がをスムーズに行うことができます。事前に情報の過不足、矛盾や間違い等を発見・修正できているので後戻りも少なくなり、効率化につながります。

【要求仕様書をつくるわけ3】情報を共有できる

作成した要求仕様書を公開することで、複数人で作業する場合に同一の情報を共有できます。発注者、開発者、プログラマーの情報共有はもちろん、各社内での情報の共有ツールにもなります。情報共有することで、作成段階では気づかなかった間違いなどを見つけることがあるかもしれません。

様々な仕様書

ここまで要求仕様書について定義やサンプルなどを確認してきましたが、仕様書には要求仕様書以外にもさまざまな種類があります。例えば、発注仕様書、設備仕様書、開発仕様書、機能仕様書、詳細仕様書などです。

それぞれの違いは、何のための仕様書であるか、ということですが、では仕様書とはいったい何のことを意味するのでしょうか。

仕様書とは何か

仕様書とは、「物事のやり方や順序を書き記した文書」と「機械や建築などで、注文品の内容や図などを示した書類」という2つの意味があります。どちらとも、ある物事やサービスが満たされるべき内容を文章化した文書という意味を持ちます。

例えば、ある物事が何ができるのか、どのような機能を持っているのかをまとめた書類が「機能仕様書」、物品購入について、販売者が物品の説明と見積金額を提示するための書類が「見積仕様書」です。

仕様書を作る場面・理由

要求仕様書は、ユーザーの要望をかなえるために発注者がシステム開発を依頼するために作られました。では、一般的に仕様書は何のために作られるのでしょうか。

それは、「関係者間のコミュニケーションツールとして利用するため」です。同じ目的を共有し、互いに要件に過不足や間違いは無いかと認識を合わせるためのツールです。

仕様書作成の目的はプロジェクトを円滑に進行させるためだということを認識することで、仕様書作成に対するモチベーションが向上し、より高品質で完成度の高い仕様書が完成することでしょう。

有効な要求仕様書を作りましょう

要求仕様書を作るということは難易度の高いこと、そして手間がかかってしまうことと思いがちですが、その後の作業をスムーズに行うため、とても大切な仕事の一つです。

ユーザー、発注者、開発者、プログラマーなどそれぞれの違った立場の人たちみんなの共有ツールとして有効なものであるよう、今回説明したことを意識して要求仕様書を作り上げましょう。

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