「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの正しい使い方

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毎日溢れるメールの山で、重々気をつけていても、回答が遅延したら「返信が遅くなり申し訳ありません」とお詫びしましょう。

回答を待つ側は、期日前でも「返信が遅くなり申し訳ありません」とあれば悪い気はしません。今回はこの言葉を取り上げます。

目次

「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方【謝罪の表現】

毎日のメールチェックの中で、返信を求められているメールを、思いもよらず見逃してしまったことは、誰しもあることです。そういう時の対処法について、「返信が遅くなり申し訳ありません」を軸にして、ご説明します。

返信メールを見逃していた時の対処法

メールチェックは、毎日最低1回はやっているでしょう。中には必ず朝と昼にチェックする人もいらっしゃいます。では、回答を求められているメールを見逃したケースについて、遅れの度合いによってその対処法を見てみましょう。

少しの遅れ

メールの送信者は、どのくらいの期間内に回答が来るのを期待しているのでしょうか。
ビジネスの場では、通常24時間です。(これより短いケースでは3時間というのもあります。)

この期間内に返信できていれば、「返信が遅くなり申し訳ありません」と言わずに済ませられるでしょう。

もし、これを超えてしまったら、「返信が遅くなり申し訳ありません」あるいは、それ以上の気遣いが必要になります。

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期限がある場合

「〇月〇日の正午までに回答してください。」というような期限がついている場合は、当然期限に間に合えばいいわけですが、一方、送信者は「できるだけ早く回答がもらえないだろうか」と期待しています。

メールが着いてから締め切り日まで2週間の期限が切ってある場合は、その半分の1週間程度を過ぎたら、「返信が遅くなり申し訳ありません」の時間帯に入ると心得ておいた方がよいでしょう。

もちろん、期限をオーバーしてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」だけでなく、次項で説明するやや深刻なお詫びの範疇に入ります。

万一期限を越えてしまったら

きちんとメールチェックを1日2回励行して、自分でもへまはしないと自負していたのに、ある日ふと以前のメールを見ていたら、なんと期限を2日も超過したメールを見つけてしまったとしたらどのような対応が適切でしょうか。

こうなったら、もはや「返信が遅くなり申し訳ありません」などと悠長にメールなんか打っている場合ではありません。

すぐやること:まずすぐに電話を入れお詫びをし、すぐにメール回答をしますと伝えます。

やることその2:すぐさまメールで回答します。ただし、内容をよくチェックして間違えないように。

やることその3:今、回答しましたと電話します。

ここで大切なのは、電話でもメールでも、謝罪をくどくどと言わないことです。ましてや、言い訳はNGです。

相手は、怒っているでしょうが、まずはあなたの回答がすぐ欲しいのです。

ただし、メールで、「返信が遅くなり申し訳ありません」に加え、「ご連絡が遅くなりましたこと、重ねてお詫び申し上げます」ときちんと謝罪の意を表しましょう。

ごめんなさいで済まない場合

ビジネスの現場では、時に試練があります。あなたが期限までに先方に回答メールをしなかったばかりに、相手に損害が発生してしまう場合です。

このような時には、「返信が遅くなり申し訳ありません」を超える最大級のお詫びのメールを作り始めてもダメです。すぐに上司に相談し、電話を入れて先方に謝罪に上がるなり、損害に対する善後策を講じるなりしなければなりません。

このような経験をすれば、きっとそれからは、回答期限に神経質になれるでしょう。でも、こうならないように気をつけるのがビジネスの心得です。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方 【ビジネス編】

それでは、実際のビジネスシーンでの「返信が遅くなり申し訳ありません」の使用例を見てみましょう。

社外の取引先

件名:A案件に関するお詫びと回答

株式会社 B
営業部 営業二課 C様

益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。弊社営業に関しましては、毎々格別のご高配を賜り、有り難く厚く御礼申し上げます。

この度はA案件に対する回答の返信が遅くなり申し訳ありません。
取り急ぎ回答させていただきます。

代替案Dを選択いたしますが、もし◯月◯日までにEの供給が規定量に満たない場合は、再度協議させていただきたいです。

ご連絡が遅くなりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
なお、明日改めまして、上司のFと共にお詫び方々お伺い致します。

株式会社 G
関東営業部 営業三課 H

社内

件名:I案件に関するお詫びと回答

営業部 営業一課 J様

返信が遅くなり申し訳ありません。

I案件については、K課長とも打ち合わせしておりましたが、念のため弁護士の意見も徴しました。

昨夜、弁護士からの回答があり、現在の契約書の内容で差し支えないとの結論です。したがいまして、ご提案の通り進めることで了承です。

法務・コンプライアンス室
L 

この場合、「返信が遅くなり申し訳ありません」と最後に言う前に、上司との相談が必要になった段階と、弁護士の意見を徴しなければならなくなった段階で、回答が遅れることの途中経過報告をしておくべきでした。ビジネスでは、適時的確な情報共有が大切です。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方 【メール編】

ビジネスでは、「返信が遅くなり申し訳ありません」と言っても、本当に「申し訳ない」ことをした時にだけ使用するのではありません。

期限を切らずに回答を求めるメールが来たら、いちおうのタイムリミットの目安は24時間と申し上げました。

相手が想定している制限時間とそれに対する回答をいくつか見てみましょう。

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回答期限がない場合

特にいつまでに回答してくださいと書いていない場合の回答のタイミングと、想定される相手の心情(反応)は次の通りです。同じ「返信が遅くなり申し訳ありません」を使用していても、相手の心情は異なります。

相手の想定している制限時間:24時間

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あなたが1時間以内に回答特に「返信が遅くなり申し訳ありません」は使用しない相手の心情:「迅速な回答ありがとうございます」
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あなたが3時間で回答「対応が遅くなり済みません」相手の心情:「いやいやお気遣いには及びません」
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あなたが6時間で回答「返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「まあ、まだ大丈夫ですけど、丁寧な人ですね」
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あなたが24時間で回答「返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「ぎりぎりセーフですね。でも、回答が来ないのではと、少しいらいらしました」
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あなたが30時間で回答「返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「この人には、今度から早めに回答くださいと申し添えましょう」
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あなたが30時間で回答「昨日は所用で1日席をはずしてましたので、返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「まあ、仕方ないですか」
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あなたが48時間で回答「返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「私のメールは読んでくれてないのでしょうか。それにしても遅かったですね。」
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あなたが72時間で回答「返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「この人は時間にルーズなのでしょうか。謝罪のひと言もないし、担当を変えてもらいたいです。」

回答期限:2週間

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あなたが24時間以内に回答特に不要相手の心情:「この人はいつも迅速ですね。頼りにしてます。」
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あなたが1週間で回答(ただ単に「回答します」)相手の心情:「回答がきましたね」
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あなたが1週間で回答「返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「この人の時間感覚は信頼に値しますね」
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あなたが2週間で回答「返信が遅くなり申し訳ありません」相手の心情:「期限内ですけど、ちょっと物足りないですね」
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あなたが15日で回答・依頼が来て24時間以内に回答予定をメール
・1週間後に進捗状況をメール(調査があり、期限に間に合うか心配と)
・13日目に、「2日後には回答できる予定です」
・当日、「返信が遅くなり申し訳ありません」
相手の心情:「この人になら信頼して任せられるでしょう」

2週間より後は割愛します。正当な理由がなかったり、途中経過の報告も怠っていたならば、謝罪も含めた緊急時対応に切り替えます(前述の通りです)。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の文例

「返信が遅くなり申し訳ありません」の文例をいくつか見てみましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」【対象編】

相手が社外か社内かに分けて、例を示します。(なお、メールの挨拶部分等、冒頭と最後は省略します。)

相手が社外

この度は、〇月〇日〇〇時〇〇分にいただいた貴職メールへの返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。本件は弊社内で慎重に検討しておりましたところ、途中経過のご報告もせず、ご心配をおかけして、重ねてお詫び申し上げます。

回答は下記の通りとなります。明日、改めてY(上司)と共に謝罪方々お伺いします。

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相手が社内

この度はメールの返信が遅くなり申し訳ありません。

大変恐縮ですが、メールに気づいたのが本日でして、只今課内で鋭意検討しております。明後日○月○日の16時までには回答できる見込みですので、もう暫くご猶予をいただきたくお願いします。

社内の場合もひととおり、謝罪が必要ですが、謝罪の言葉よりも先に聞きたいことがあります。一番の関心事は回答であり、今すぐ回答がもらえないのであれば、いつ頃になるのかということです。

ただし、回答する段には、改めてきちんと謝罪しておくことはビジネスマナーとして重要です。

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「返信が遅くなり申し訳ありません」 【場面別】

ここでは、通常の勤務時間内にメールに気づいたのではないケースを取り上げてみました。

終業間際 

夜分恐れ入ります。もう退社されているのではないかと拝察しますが、取り急ぎメールにてお詫び方々連絡させていただきます。

大変申し訳ございませんが、〇月〇日にてご依頼のあった、「B事案についての回答依頼」につきまして、回答期日が過ぎてしまっていたことを、只今気づきました。

明朝10時までには回答する所存ですので、何卒ご容赦ください。

出張中

只今、北陸支社に出張中ですが、メールを点検していて、○月○日付貴信に只今気がつきました。
返信が遅くなり申し訳ありません。

現状、十分な資料がないので確定的なことは言えませんが、ご提案通りで差し支えないかと考えます。明日午後には東京へ戻りますので、資料と照らし合わせの上、明日10時頃までには回答可能と判断します。

ご連絡が遅くなりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

敬語表現の観点

ここで、敬語表現について注意すべき点をご説明しておきます。

次の文例のうち、敬語表現上避けたほうがよいのはどちらでしょう。

<文例1>  

お返事が遅くなり申し訳ありません

<文例2>

ご返事が遅くなり申し訳ありません

自分の言うことに「お」や「ご」を付けるのは、敬語表現上おかしいのではないかという見解があります。

<文例1>の「お」ならいいのではという説もありますが、上の2例はどちらも、受け手からすると「ちょっとおかしいのではないか」と受け取られかねません。

疑われそうな表現は避けたほうが無難でしょう。やはり「返信が遅くなり申し訳ありません」が無難です。

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より丁寧にするには

通常でしたら、「返信が遅くなり申し訳ありません」で問題ないのですが、うっかり見逃して遅れてしまった場合等には、これを上回る謝罪も含めた言葉が必要になります。
 

返信が遅くなり申し訳ありません。大幅に遅れましたこと、誠に申し訳ございません
返信が遅くなり申し訳ありません。大幅に遅れましたこと、誠に申し訳ございません。深くお詫び申し上げます。
返信が遅くなり申し訳ありません。大幅に遅れましたこと、誠に申し訳ございません。また、多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
返信が遅くなり申し訳ありません。大幅に遅れましたこと、誠に申し訳ございません。また、多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。後日改めまして謝罪にお伺い致しますが、取り急ぎメールにて失礼いたします。

定番の「返信が遅くなり申し訳ありません」を核として、それにお詫びのレベルにより言葉を加えていきます。

どんなに注意していてもミスはつきもの

日頃きちんとしていて、フェールセーフにも気を配っている人でも、本人も信じられないような見落としをしてしまうことはあります。

そういう時は、誠実かつ勇気を持った対応が事態を打開してくれます。

その端緒となるのが、今回の「返信が遅くなり申し訳ありません」に関連するメールです。

起きて欲しくないけれども、起きてしまった時の対応法を知っていれば、余裕を持ってビジネスに立ち向かえるでしょう。

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