「参加の可否」の正しい使い方とは？メールでの返信の仕方を解説

会議や説明会、歓迎会に送別会など何かと使う機会の多い「参加の可否」。

いざ、メールや手紙の返信に使うときに限って敬語や目上の方への使い方、連絡方法、そもそもの意味などに迷うことがあります。今回は「参加の可否」について、意味や使い方を例文を交えて紹介します。

「参加の可否」の意味

お祭り、歓迎会に送別会、忘年会などイベント事がある際にはメールや手紙でよく目にするのが「参加の可否」です。使う機会が多いからこそ、その正しい意味を理解しておかなければ知らずの内に誤った使い方をするかもしれません。

正しい使い方をする為にもここで「参加の可否」の意味を解説していきます。

「参加」の意味

メールの返信といった連絡、議事録などの書類作成時に「参加人数」「参加の可否」「会議に参加する」「参加表明」と、あらゆる場所で使われる「参加」という単語。そもそも敬語なのか？目上の人へ使っていい語句なのか？その単語自体の意味を理解していなければ使い方を間違えます。

参り加わると書いて「参加」。漢字を見れば誰もがその意味を知っています。言葉の意味だけで言えば、「出席」や「参入」という言葉もほぼ同じ意味を持ちます。他にも「列席」「参列」「臨席」なども使われますが、同じ意味なら全部「参加」と安易に考えてはいけません。

状況が変われば使われる言葉も又変わります。一例として、会議や各種イベントにただ加わる場合には「参加」と使いますが、企画や計画に加わる場合は「参入」を用いる事があります。そのため、使い方や使用場面を間違えないようにしなくてはなりません。

親しい間柄での場合は？

親しい間柄での集まりをメールやLINEで連絡することがよくあります。「参加」という単語は基本相手を選ばず使えますが、逆に相手を選ばないが故に事務的な表現とも言えるのです。

ならば、どういった状況で使うのか？分かりやすいのは「仲の良い友人とまだ知り合ったばかりの相手に一括で連絡してしまいたい」ときです。そのような場面には「参加」という単語は非常に便利です。一人一人にメールで連絡するのは手間だと考えるならば、事務的に「参加の可否」又は「出欠の可否」と伝えてしまいましょう。

仲の良い関係であれば単純に「来れるかどうか返信くれ」「来れるなら連絡してね」など言葉を無理に考えず素直に伝えましょう。例え目上であったとしても、親しい仲ではあまり敬語や堅苦しい言葉遣いをしてしまうと却って距離を感じさせてしまいます。

「参加」という単語は複数の知り合いにメールやLINEのグループに一斉送信する場合に止め、個々人に連絡するときは相手との距離感を考え、敬語を交えるのか、フランクに伝えるのかを決めましょ

会議や打ち合わせの場合は？

会議や打ち合わせのメールでの返信や連絡、記事に書面での契約時など「参加」や「出席」「参入」という言葉の使用場面はいくらでもあります。「参入」の方が特定の場面で使われるのに対し、「参加」は場面に拘らず幅広く使えます。「出席」は「欠席」と共に受け手側への選択肢としての使い方が主です。

個人や少数であれば「参加」や「出席」になり、企業などの大規模なものは「参入」となります。

「参入」は市場や産業に企業や会社といった規模の大きなのものが加わる際に使うことが多いため、誤って「参加」と書いてしまうと、礼を失することになりかねません。
だからこそ、何でもかんでも「参加」を用いるのは避けましょう。

冠婚葬祭での使い分け

冠婚葬祭や式典では「参加の可否」という言葉はあまり使いません。「臨席」「列席」「参列」「出席」などが主です。どれも言葉自体に大きな違いはなく、どれを使っても日本語的には正しいと言えます。しかし、現在に至るまでの使われ方によって出来たイメージというものがあります。

「参列」という言葉自体は「出席」や「列席」などと同じ意味を持ちますが、お葬式などの連絡時に使われることが多かったためか、結婚式など祝い事の連絡には適さないという傾向があります。

その時々の状況に合わせた言葉遣いを考えなければなりません。それ故に、予めテンプレートを用意しておくと慌てて考えなくて済みます。

「可否」の意味

「可否」その言葉自体の意味は「事のよしあし」「可決と否決」と反対の漢字を繋げた言葉です。他をあげるなら「可能と不可能」「賛成と反対」といくつか出てきますが、「事の善し悪し」とは明確に違います。

「可」には「よいこと」「よろしい」「できる」「よいと認める」など肯定する意味があり、「否」には「いいえ」「そうではない」「同意しない」「拒む」など否定する意味がありますが、そこに感情的な「好き嫌い」は含まれても、道徳的な善悪を含むことはありません。

日本語での「可否」と一つの単語として使った場合、現在の使用方法から見ても「可否」はあくまで「YESとNO」であって「GOODとBAD」として使うことは無いと言っていいでしょう。

しかし、言葉とはその時代や環境、場の雰囲気によっていくらでもその意味を変化させます。

「参加の可否」の使い方

送別会や忘年会など、イベント時の手紙に限らず、会議や打ち合わせの連絡メールなどのビジネス上でもよく使われる「参加の可否」ですが、そもそも「参加の可否」とは正しい使い方なのか？という疑問があります。先に答えを言ってしまえば「参加の可否」という言葉自体は正しいものです。

文章表現では「参加の可否をお知らせください」「参加の可否の回答をお願いします」と書かれていたりします。「参加の可否」という熟語に、丁寧語の「お願いします」又は敬語の「お願いいたします」を後ろにつなげ使用するのが一般的です。

前に説明したように、この「参加の可否」という熟語も形式や場面、相手によっては使用を避けたほうがいいときもあります。

会話や口頭での連絡で使うときは？

メールや書面で使えるのなら会話の中でのセリフでも使えるのでは？と思いがちですが、口頭での使用は避けるべきでしょう。

「参加の可否」という熟語、特に「可否」という単語は目にすることはあっても聞くことは殆どありません。この「参加の可否」という熟語は、あくまで文字という視覚からの情報によって理解されやすいものであって、音という聴覚からの情報では理解されにくいものです。

「かひ？」と相手を徒に混乱させないよう、シンプルに「参加できますか？」と言いましょう。

「参加の可否」は上司・目上の人にも使える？

幅広く相手を選ばないように思える「参加の可否」ですが、結論から言ってしまえば、上司や目上の相手に「参加の可否」は使わないほうが無難です。

「参加の可否」これは相手に選択肢を与える、つまりはあなたに判断を委ねますよ？ということです。一見すれば「あ、自分で決めていいんだな」とポジティブに捉えられることです。しかし、コインに表裏があるようにこういった言葉にも当然「裏」が存在します。

「参加の可否」と選択肢を与える行為は、裏を返せば「どちらでもいい」「来てもいいし、来なくてもいい」という、相手を重要視していない意味にとられる可能性があるのです。物事には裏表が在り、必ずしも自分の意図したとおりになるとは限りません。

上司や目上の相手には「参加の可否」と選択肢を用意するのではなく、「参加をお願いできればと思います」「ご列席いただきたく存じます」など、相手に「来て欲しい」という意思を伝えましょう。そうすることでネガティブな印象が入る余地を無くすことが出来ます。

「参加の可否」の例文【メール編】

ここまで「参加の可否」の意味や用法を説明してきましたが、「参加の可否」を用いた例文やテンプレートをここで紹介していきましょう。

ビジネス時　～上下関係がない相手へのテンプレート

同僚や別部署ではあっても役職といった階級や序列に差がない相手へのテンプレートを紹介します。

上司や目上ではなく、立場的な差がない相手には敬語とはいえ謙譲語や尊敬語はあまり使わない方がいいでしょう。あまり謙遜しすぎると慇懃無礼になってしまいます。ただし、このテンプレートは複数の相手に一斉に送る内容としては不適切です。あくまで個別に連絡するときに参考にしてください。

上記のテンプレートに加え、開催日時や場所、進行スケジュールなどを箇条書きにして記しておくとよりいいでしょう。

ビジネス時　～上司や目上の相手へのテンプレート

前述したとおり、基本的に上司や目上の相手には判断を委ねる「参加の可否」は必要ありませんが、上司や目上の相手を含んだ部署全体などへの一斉送信には使えます。

上司や目上の相手、同僚と立場の違う相手に纏めて連絡する際には、「よろしくお願いいたします」など敬語表現を付けたして送りましょう。

仲間内での親睦会、サークルや部活動でのテンプレート

友人同士や仲間内などの相手に「参加の可否」という単語は必要ありません。「どう書いていいか分からないからとりあえずテンプレートが欲しい」という人向けにテンプレートを紹介します。

文末が句読点だと硬く感じる場合には「！」や絵文字、顔文字などを使ってフランクな表現にしましょう。

「参加の可否」への返信の仕方

書類やハガキなどで「出席」「欠席」と選択肢が出ている場合にはどちらかを○で囲むだけで済みます。メールの返信の仕方も特に難しいこともありませんが、ビジネスでは相手と自分の立場をしっかり把握した上で返信しなくてはなりません。

返信　～参加する場合

参加できる場合は「お疲れ様です。○月×日の会議に」と書き、「参加させていただきます」「参加いたします」もしくは「出席いたします」と続けて書けば問題ありません。

相手が取引先や得意先、スポンサー等であれば「是非とも」や「喜んで」「謹んで」などの語句を足して返信するといいでしょう。

返信　～欠席する場合

欠席する場合には早期の連絡が非常に大事になります。相手方が用意した席や書類などの事前準備が無駄になってしまわないよう早い返信を心がけましょう。

謝罪の言葉と共にどんな理由で欠席するのかを書き、後日あらためてお詫びメールや電話をしておくとこちらの誠意が伝わり、次があるときにもスムーズに連絡のやり取りができます。

「可否」と「是非」の違い・使い分け方

「是非」という言葉にも「可否」と似たように事の「よしあし」という意味があります。「参加の是非」「是非も無い」「是非に及ばず」などと使います。前述した「可否」とは違い、物事の善悪にも使われます。

漢字自体も「是（これ）に非（あら）ず」と書き、「是」とは道理にかなっていること、正しいことを意味し、「非」はよくないこと、正しくないことを意味します。「是非」を使う場合はその内容に対して好悪の判断が含まれるかどうかが重要になってきます。

ですが、「是非とも」のように「良い悪いという判断をする必要がない」「どうあっても」という意味での使用法もあるため、自分がどのように伝えたいかを良く吟味することが大切です。

「可否」と「有無」の違い・使い分け方

「有無」という言葉には「可否」や「是非」とは違い、物事の「よしあし」という意味は含まれません。単純に「有るか無いか」だけを問う単語です。「有無を言わさず」「参加の有無」「出欠の有無」などと使います。

「参加の可否」に限らず

時代が変われば、言葉もその時代に合わせて常に変化していきます。日本語的には正しいにもかかわらず、実際の現場では違う意味で伝わってしまうこともあるでしょう。

「参加の可否」の使い方だけでなく言葉や漢字を使う際には、その言葉の意味を理解し、自分と相手の立場、伝えたい内容、その時々の状況をしっかり把握しておくことが何よりも大切です。

  語彙力アップにおすすめの本